Qué mirar al elegir un software de gestión para tu centro deportivo
La lista de funcionalidades no decide nada
Si pides tres demos de software de gestión para tu centro deportivo, vas a ver tres veces la misma pantalla: un calendario con las pistas en columnas, un fichero de socios, un módulo de clases y un panel con gráficas. La agenda en tiempo real, el cobro con tarjeta, la lista de espera y los avisos por email los tiene todo el mundo desde hace años.
Lo que no se ve en la demo es lo que vas a firmar. Y ahí sí hay diferencias que valen cientos de euros al mes: si la comisión se calcula sobre lo que vendes o por operación, si te atas doce meses, si puedes sacar tu fichero de socios un martes sin pedir permiso, y si el dinero de tus clientes entra en tu cuenta o en la de otro.
Las cuatro preguntas de abajo se contestan con un sí o un no. Llévalas escritas a la demo y pide la respuesta antes de ver ninguna pantalla.
Trampa 1: la comisión que sube cuando subes tus precios
Hay dos formas de cobrarte por una reserva pagada online, y no se parecen en nada:
- Un porcentaje del ticket. El proveedor se lleva una parte de lo que vendes. En el mercado español las plataformas de reservas que trabajan así se mueven en la horquilla del 5-15 %.
- Un porcentaje pequeño que puedes bajar. Sin cuota pagas un poco por cada cobro; con una cuota fija pequeña la comisión baja, hasta desaparecer.
La diferencia no es de matiz. Con cualquier porcentaje, el día que subes la hora de pista de 20 a 24 € tu proveedor se sube el sueldo contigo, sin haber hecho nada distinto. Por eso lo que importa no es solo de cuánto es, sino si puedes bajarlo cuando creces: si no puedes, un porcentaje alto te acompaña para siempre.
Haz la cuenta con tus números, que es la única que importa. Un centro que cobra online 300 reservas al mes a 24 € factura 7.200 €. Con una comisión del 5 % paga 360 € al mes; con una del 15 %, 1.080 €. Con nuestro 2 % sin cuota paga 144 €, y con el plan Club (49 € al mes y un 0,6 %) paga 92 € en total. Es la misma pista, el mismo mes y el mismo trabajo del software.
Las tres líneas pequeñas de la comisión
Cuando preguntes por la comisión, pregunta también por estas tres, que suelen ir aparte:
- El recargo al jugador. Algunas plataformas añaden gastos de gestión al precio que tú pusiste: en el mercado que seguimos van de 0,29-0,99 € por reserva. No lo pagas tú, lo paga tu cliente, y a quien se lo va a preguntar es a tu recepción.
- La comisión por cancelar. Cancelar una reserva puede tener su propio coste — hemos visto 0,50 € por cancelación—, y las cancelaciones no son un caso raro: son parte de la operación normal de un club.
- La pasarela de pago. Va siempre aparte y varía por moneda y por tipo de tarjeta. Ninguna plataforma honesta te va a dar un neto exacto: pide que te separen su comisión de la de la pasarela, para poder comparar lo comparable.
Qué preguntas: ¿la comisión es un porcentaje o un importe por operación? ¿Se aplica también a las reservas de mis socios de siempre? ¿El jugador ve algún recargo sobre mi precio? ¿Qué se cobra cuando alguien cancela?
Trampa 2: la permanencia y el mes que cierras por obras
Una cuota fija mensual es un coste que no distingue: pagas lo mismo con las pistas al 40 % que al 90 %, y pagas igual el mes de agosto que cierras por reforma o el mes que la piscina está vacía. Si además hay permanencia, ese mes malo no se puede parar.
La permanencia rara vez sale en la tarifa pública. Sale en la cláusula de duración del contrato, y suele venir acompañada de dos hermanas: la renovación automática con preaviso (si no avisas con 30 o 60 días, te renuevas otro año) y la cuota de alta o implantación, que se paga una vez y no se devuelve.
Qué preguntas: ¿cuál es la duración mínima? ¿Cómo y con cuánta antelación se cancela? ¿Se renueva sola? ¿Hay cuota de alta, de implantación o de formación? ¿Qué pasa el mes que cierro?
Y una que casi nadie hace: pide el contrato antes de la demo. Si te lo mandan sin problema, ya sabes bastante. Si te dicen que eso se ve al final, también.
Trampa 3: de quién son los datos de tus socios
Tu fichero de socios y tu histórico de reservas son tuyos. Eso es lo que dice la ley y lo que dice el sentido común, pero entre ser el titular de un dato y poder sacarlo un martes a las nueve de la mañana hay un trecho que se llama exportación.
Los tres grados que te vas a encontrar, de mejor a peor:
- Botón de exportar en tu panel, en un formato abierto (CSV), cuando tú quieras y sin pedírselo a nadie.
- Exportación bajo petición: escribes a soporte, esperan unos días y te mandan un fichero. Funciona, pero no es tuyo: es un favor.
- Sin exportación, o solo en un formato propio que no abre nadie más. Aquí ya no eliges software: eliges casero.
Pregunta también qué pasa después de darte de baja: cuánto tiempo tienes para descargar tus datos y qué se borra. Es el momento en el que un proveedor enseña de verdad cómo entiende la relación.
Qué preguntas: ¿puedo exportar socios y reservas yo mismo, hoy, en CSV? ¿Está esa exportación en el plan que voy a contratar o en uno superior? ¿Qué ventana tengo para llevarme los datos si me voy?
Trampa 4: quién le cobra a tu cliente
Esta es la que menos se pregunta y la que más cambia tu contabilidad. Cuando un jugador paga una pista por internet, el dinero puede seguir dos caminos:
- Entra en tu cuenta. El cobro se hace contra una cuenta de pago abierta a nombre de tu club, tú eres quien vende y quien aparece en el extracto de tu cliente. El proveedor se queda su comisión de esa operación.
- Entra en la cuenta del proveedor y luego te liquida. Cobra él, guarda el dinero unos días o unas semanas, y te transfiere lo que te toca según su calendario de liquidaciones.
El segundo camino no es ilegal ni raro, pero tiene consecuencias muy concretas: dependes de su calendario para tener caja, dependes de su criterio si hay una devolución, y en el extracto de tu socio no aparece el nombre de tu club. Si el proveedor tiene un problema, tu dinero está dentro de ese problema.
Qué preguntas: ¿el cobro entra en una cuenta a mi nombre o a nombre vuestro? ¿Cada cuánto liquidáis y con qué retención? ¿Quién decide y quién asume una devolución? ¿Qué nombre ve mi cliente en su extracto?
La checklist, en una tabla para llevar a la demo
| Área | La pregunta exacta | Respuesta que conviene |
|---|---|---|
| Comisión | ¿Porcentaje del ticket o importe por operación? | Importe por operación, conocido de antemano |
| Comisión | ¿Mis socios de siempre también generan comisión? | Que puedas responder que no a tu junta |
| Recargo | ¿Mi cliente ve gastos de gestión sobre mi precio? | Ninguno: el precio que pusiste |
| Cuota | ¿Hay cuota fija? ¿Y el mes que cierro? | Que el coste siga a la actividad |
| Contrato | ¿Duración mínima, preaviso y renovación? | Sin permanencia, baja desde el panel |
| Alta | ¿Cuota de implantación, migración o formación? | Cero, o cuantificada por escrito |
| Datos | ¿Exporto socios y reservas yo, en CSV, hoy? | Botón en el panel, sin pedir permiso |
| Datos | ¿Qué ventana tengo si me doy de baja? | Que exista y esté escrita |
| Cobros | ¿La cuenta de cobro va a mi nombre? | A tu nombre; tú vendes |
| Cobros | ¿Cada cuánto me liquidáis? | Sin liquidación de por medio, mejor |
| Prueba | ¿Puedo probarlo sin apagar lo que uso hoy? | Sí, conviviendo por calendario |
Y una quinta pregunta, que casi nadie hace
Todas las anteriores son defensivas: sirven para no firmar algo malo. Esta es la que te puede hacer ganar dinero.
¿Qué hace este software con las horas que no vendo?
Un software de gestión ordena lo que tu club ya tiene: los socios que ya son socios, las reservas que ya te iban a hacer. La pista vacía del martes a las once le cuesta lo mismo a él que a ti: nada. Y sin embargo esa hora te cuesta a ti luz, mantenimiento, personal y la cuota del propio software.
Es una pregunta legítima y casi ningún proveedor la contesta, porque la mayoría son back-office puro: no tienen público propio al que enseñarle tu centro. Nosotros la contestamos así: tu ficha está en un catálogo que la gente usa para buscar dónde jugar, y el panel te enseña cuánta gente ha buscado tu centro este mes aunque no haya reservado. No es una promesa de tráfico futuro: es un dato del pasado que puedes mirar antes de decidir nada.
Según el tipo de centro que gestiones, el detalle de qué cambia está aquí: software de gestión para clubes de pádel, para gimnasios o para polideportivos municipales. Y si lo que te preocupa es la parte del dinero, en cobros online, fianzas e impagos está el detalle de cómo funciona el cobro.
Los límites que también deberías preguntarnos a nosotros
Una checklist que solo apunta a los demás no sirve de mucho. Estas son las respuestas incómodas por nuestro lado, para que no te las encuentres después:
- No generamos la remesa bancaria. La cuota de socio sí se puede domiciliar —el socio elige tarjeta o domiciliación al autorizarla y firma su mandato ahí mismo—, pero el fichero de recibos que un club prepara y envía a su banco no lo hacemos: el mandato lo firma cada socio, no lo generas tú. La domiciliación va solo en el cobro recurrente; una reserva suelta o una fianza siguen siendo tarjeta, porque un adeudo tarda días en confirmarse.
- El aforo es por clase, no por franja horaria. Puedes poner plazas y lista de espera a una clase o a una sesión; no puedes decir «en la piscina caben 40 personas de 10 a 11».
- Emitimos tus facturas con Veri*factu, pero no llevamos tu contabilidad. Las facturas van por cupo mensual según el plan; tus reservas y tus socios se exportan en CSV para tu gestoría.
- El control de acceso necesita tu hardware. Nosotros emitimos los códigos de la puerta; la cerradura y su contrato son tuyos.
- La cuenta de cobro la verifica Stripe, no nosotros. Se abre a nombre de quien gestiona el centro y los papeles se los pide Stripe directamente.
Cómo se compara de verdad: en paralelo, no en la demo
La forma barata de equivocarse es decidir en una reunión de 45 minutos con un comercial. La forma barata de acertar es tener las dos cosas funcionando unas semanas.
Si la plataforma que estás mirando puede leer el calendario del sistema que usas hoy, puedes tener las dos agendas a la vez sin apagar nada y sin arriesgar una doble reserva. Cuando pasen tres semanas ya no estarás comparando folletos, estarás comparando dos meses reales de tu club. Cómo se monta eso paso a paso está en cómo cambiar de software sin parar el club, y lo que cuesta cada modelo, en cuánto cuesta un software de gestión deportiva.
Ver planes y precios de BookrGo: abre la tabla con lo que incluye cada plan y la comisión de cada uno. No hay que registrarse para leerla.
Preguntas frecuentes
¿Qué es más caro, una comisión por porcentaje o una cuota fija?
Depende de cuánto cobres online, y por eso no se puede contestar en abstracto: haz la cuenta con tus números. Con un porcentaje pagas más cuanto más caro vendes, aunque el trabajo del software sea idéntico; en el mercado español esa horquilla es del 5-15 %. Con una cuota fija pagas lo mismo esté la pista al 40 % o al 90 %, y también el mes que cierras. Un porcentaje pequeño que baja con una cuota —el 2 % que cobramos sin cuota, hasta el 0 % con el plan Grande— sigue a la actividad: si un mes no cobras nada, no pagas nada, y cuando creces no te quedas atado a un porcentaje alto.
¿Cómo sé si un software de gestión tiene permanencia?
No mires la tarifa, mira la cláusula de duración del contrato, la de renovación automática y el preaviso de baja. Las tres van juntas casi siempre: un año de mínimo, renovación sola y 30 o 60 días para avisar. Pide el contrato ANTES de la demo; que te lo manden sin problema ya te dice mucho. En BookrGo no hay permanencia: los cobros se pagan por operación y el plan Club se cancela desde el panel, con efecto al final del periodo ya pagado.
¿Puedo llevarme los datos de mis socios si cambio de plataforma?
Legalmente son tuyos, pero lo que importa en la práctica es si hay un botón de exportar en tu panel o si tienes que pedirlo por email y esperar. Exige CSV, exige que esté en el plan que vas a contratar (a veces la exportación vive en uno superior) y pregunta qué ventana tienes para descargarlos si te das de baja. En BookrGo la exportación de reservas en CSV está en el panel y no exige plan de pago.
¿Por qué importa quién cobra al jugador?
Porque decide de quién es la caja. Si el cobro entra en una cuenta a nombre de tu club, tú vendes, tú apareces en el extracto de tu cliente y no dependes del calendario de liquidaciones de nadie. Si entra en la cuenta del proveedor, tu dinero está dentro de su tesorería hasta que él te lo transfiera. Pregunta también quién decide una devolución y quién la asume.
¿Se puede probar un software nuevo sin dejar el que uso ahora?
Sí, si el nuevo sabe leer el calendario del actual. La vía universal es un feed iCal: casi cualquier sistema de gestión exporta un calendario .ics suscribible, y el sistema nuevo lo consulta cada pocos minutos para no ofrecer huecos que ya están ocupados. Así conviven las dos agendas unas semanas sin riesgo de doble reserva y decides con datos reales en vez de con una demo.
¿Buscas software para tu club?
BookrGo se lleva un 2 % de lo que cobras online, sin cuota mensual ni permanencia, o menos con un plan. Los cobros van a tu propia cuenta de Stripe.
Ver cómo funciona para clubes →