Guide de l'administration : tenir les comptes du centre
Ce que voit et fait l'administratif (finances) : caisse, paiements, factures et impayés.
Pour: administration
Qu'est-ce que le rôle d'administration
L'administratif tient les Finances, la Facturation et les paiements du centre. Il n'exploite pas l'agenda ni ne change les prix (c'est le gestionnaire et le titulaire) et ne voit pas les personnes : tenir les comptes ne donne pas accès aux données personnelles des membres.
Ce que vous faites
- Finances : la caisse, les paiements, les virements vers la banque (payouts) et les impayés.
- Facturation : les données fiscales du centre et les factures émises. Une facture émise ne se modifie ni ne se supprime : elle se rectifie par une autre qui la référence.
- Encaissements municipaux (si le centre est une mairie) : ordonnance et tarifs, réductions avec leur traçabilité, reçus, remises SEPA (cahier 19), lettres de paiement (cahier 60) et passerelle de carte.
- Rapports : les rapports PDF et CSV du centre et leurs recettes programmées.
Une clôture de mois
- Passez en revue les impayés et relancez-les depuis leurs avis.
- Générez la remise du mois et téléchargez le fichier pour la banque.
- Marquez la remise comme réglée quand la banque la confirme.
- Téléchargez les rapports de la période et conservez-les.
Ce que vous ne verrez pas
Les personnes du centre, l'agenda, les prix et les règles. Si vous avez besoin d'une donnée personnelle, demandez-la à l'accueil ou au gestionnaire.